Regulament

Regulament

Regulament Program „Employee Purchase Program”

 

Programul „Employee Purchase Program” este un progam de dedicat persoanelor fizice angajate ale HP Inc Romania SRL („Participant”) ce se va desfășura exclusiv conform prezentului regulament („Regulament”).

Prin accesarea website-ului https://employee.hpbonusclub.ro/ angajatii HP Inc Romania SRL au posibilitatea de achizitiona produse HP la pret redus.

1. Organizatori

Programul „Employee Purchase Program” este organizat ȋn numele și pentru HP Inc Romania SRL, persoană juridică română cu sediul social ȋn Str. Fabrica de Glucoză 5, Novo Park Building, etaj 5, Sector 2, București, ȋnregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/2755/2000, CIF: RO12809065 de către

Lion Communication Services S.A., persoană juridică română, cu sediul social ȋn Str. Nicolae Iorga nr. 13, Corp A, Sector 1, București, ȋnregistrată la Registrul Comerţului sub nr. J40/8531/2009, CUI: RO 25848554, având contul IBAN: RO83BRDE426SV39632454260 deschis la BRD MOSILOR, Tel: 021.407.56.00, Fax: 021.407.56.00, reprezentantă legal de domnul Theodor Dumitrescu ȋn calitate de Administrator (''Organizator'').

 

2. Durata și Aria de Desfășurare a Programului

Campania pilot a Programului va fi organizata şi se va desfăşura in perioada 7 – 14 martie 2025. În măsura în care Organizatorul va decide încetarea programului acesta va notifica, prin intermediul platformei online, Participanții cu 2 zile (doua) zile înainte ca această încetare să opereze.

In cazul in care Organizatorul va decide extinderea programului acesta se va prelungi automat.

 

3. Mărcile și Produsele Participante

Mărcile şi produsele participante ȋn cadrul programului sunt prezentate pe site-ul https://employee.hpbonusclub.ro/ la categoria Produse Participante si au fost selectate din grupele: Laptopuri, Desktop PC, Monitoare, Imprimante și multifuncţionale, Consumabile, Accesorii și periferice HP.

 

4. Dreptul de Participare

La acest program poate participa orice persoană fizică angajata in cadrul HP Inc Romania SRL cu contract de munca activ pe accesarea site-ul https://employee.hpbonusclub.ro. Nu pot participa in cadrul programului persoanele care au contractul de munca suspendat sau contract de munca temporar, persoanele carora urmeaza sa li se inchida contractul de munca in mai putin de 15 zile lucratoare. Participarea la program este gratuită. Nu pot fi formulate niciun fel de pretenţii privind acceptarea ca Participant în cazul în care acesta nu este eligibil şi nu se încadrează în Regulamentul programului.

 

5. Modalitatea de Desfășurare a Programului

5.1. Crearea Contului de Participant

Toti angajatii activi ai HP Inc. Romania beneficiaza de cont in https://employee.hpbonusclub.ro/.

Pentru a beneficia de avantajul oferit de program, Participantul trebuie:

  1. sa fie angajat activ al HP Inc Romania
  2. sa se autentifice pe site-ul https://employee.hpbonusclub.ro/.

 

Cum se realizeaza autentificarea in cadrul programului

  1. Angajatul trebuie sa acceseze site-ul https://employee.hpbonusclub.ro/
  2. La user completeaza adresa de email utilizata la locul de munca
  3. Parola va fi numarul de angajat (employee ID)
  4. Dupa introducerea datelor de autentificare, angajatul va primi un email pe adresa sa de email utilizata la locul de munca. Participantul va trebui sa dea click pe linkul respectiv pentru autentificarea in site.

Participantul se va asigura ca nu acceseaza o alta persoana adresa sa de email utilizata la locul de munca pentru participarea la acest program. În cazul în care suspectează că o altă persoană a accesat contul sau în mod abuziv, Participantul trebuie să informeze Organizatorul, prin intermediul datelor de contact de pe site, cu privire la suspiciunea abuzului. În cazul unor daune rezultate ca urmare a neaducerii la cunoştinţă sau a informării cu întârziere în legătură cu acest aspect, Participantul va raspunde.

Fiecare Participant poate achizitiona pe perioada campaniei 1 (unu) produs HP din catalogul de produse aflat pe site-ul https://employee.hpbonusclub.ro/, cu exceptia produselor din categoria Accesorii. Participantii pot achizitiona 2 produse din categoria Accesorii sau un produs din categoria Accesorii si un produs din celelate categorii existente pe site. La achizitia produselor HP prin intermediul acestui program, Participantul va beneficia in ziua achizitiei de un discount de maxim 30% aplicat pentru produsul prevazut pe site-ul https://employee.hpbonusclub.ro/. Participantul poate beneficia de un discount de 30% din valooarea produselor comandate, dar valoarea maxima a discountului este de maxim 1500 lei per campanie, per participant. Participantul va achita online, prin plata cu card, contravaloarea produsului pe site-ul https://employee.hpbonusclub.ro/.

Pentru finalizarea comenzii Participantul este obligat sa completeze adresa de livrare a produsului si numarul de telefon mobil.

Produsul va fi livrat gratuit, indiferent de valoarea sa, la adresa mentionata de Participant. Livrarea se va realiza în termen de maxim 30 (treizeci) zile lucrătoare de la plasarea comenzii.

Nu se pot formula pretenţii privind un anumit Produs, întrucât Produsele sunt acordate în limita stocului disponibil. Onorarea comenzilor se va realiza in ordinea plasarii acestora, in limita stocului disponibil.

Organizatorul îşi rezervă dreptul de a modifica sortimentul de Produse disponibil în cadrul programului.

După o comandă finalizată cu succes, Participantul primeşte un e-mail automat de confirmare. Furnizorul de Produse contractat de către Organizator şi cel care prestează în numele societăţii Lion Communication Services SA serviciile legate de magazinul cu Produse va fi un subcontractor (ʺSubcontractorulʺ).

Nu se pot formula niciun fel de pretenţii privind schimbarea sau înlocuirea Produsului, adresate Organizatorului.

Participantul are obligaţia de a verifica integritatea Produsului la recepţia sa. În cazul în care Participantul constată că Produsul nu este conform cu comanda, este incomplet sau deteriorat, Participantul poate să refuze recepţia şi să menţioneze în scris transportatorului motivul refuzului.

În cazul în care un Produs prezintă defecte, se va proceda în conformitate cu procedura de acordare a garanţiei stipulată în certificatul de garanţie răspunderea ȋn cest caz aparţinând vânzătorului Produsului ȋn cauză, Organizatorul fiind exonerat de orice răspundere, dar numai ȋn situaţia ȋn care produsul prezintă un defect de fabricaţie. Returul se poate realiza in maxim 14 zile de la primirea comenzii, procedura de retur este prezentata pe site-ul Programului.

În măsura în care normele imperative de la care nu se poate deroga permit acest lucru HP Inc Romania SRL nu poate fi ținută responsabilă pentru: (i) niciun fel de reparație sau (ii) orice prejudiciu ce excede valoarea in Lei a 100,00 (o sută) USD în total (incluzând fără limitare prejudiciile rezultând din pierderea de venituri, lipsa de folosință sau alte pierderi necorporale) ce decurg din sau în legătură cu prezentul program, indiferent dacă aceste prejudicii urmează a fi acoperite conform garanției, contractului, răspunderii delictuale, act constitutiv sau oricărui alt pricipiu de drept și chiar dacă oricare întreprindere HP a fost înștiințată (sau trebuia să fi luat la cunoștință) despre posibilitatea survenirii acestui prejudiciu.

Produsele obţinute în cadrul programului sunt considerate drept venituri realizate şi fac obiectul impozitării, în conformitate cu legislaţia în vigoare. Regimul taxelor şi impozitelor privind Produsele este cel aplicabil confrom legii la data acordării.

HP Inc Romania SRL se obligă să calculeze şi să acopere impozitul datorat de către Participanti, în conformitate cu reglementările Codului Fiscal în vigoare, impactul pentru angajat fiind zero.

 

7. Anularea Participării

Participarea la program poate fi anulată în orice moment de către Organizator. Anularea participării la program de către Organizator va fi anunţată pe pagina de internet a programului.

Încetarea programului are loc la data specificată în preavizul dat de Organizator, însă nu mai devreme de 1 (una) lună de la data publicării preavizului.

 

8. Părăsirea sau Excluderea din Program

Participantul are dreptul să părăsească în orice moment programul. Participantul poate fi exclus din program de către Organizator în următoarele situaţii:

  1. În cazul în care se dovedeşte că Participantul nu are dreptul să participe la program.
  2. In cazul in care Participantul are contractul de munca suspendat
  3. In cazul in care se dovedeste ca participantul nu este angajat activ, cu contract de munca, in vigoare al HP Inc Romania
  4. In cazul in care raporturile de munca ale angajatului cu compania HP Inc Romania vor inceta in minim 15 zile lucratoare
  5.  În cazul în care Participantul la program încalcă prezentul Regulament sau legislaţia în vigoare.

 

Excluderea din program atrage următoarea sancţiune: Participantul este obligat sa returneze catre Organizator contravaloarea discountului de care a beneficiat pentru produsul comandat.

Reprimirea în program este posibilă doar în situaţia in care contractul de munca suspendat devine contract de munca activ.

 

9. Limitele Răspunderii Organizatorului

Răspunderea celor care organizeazã Programul este limitată în condiţiile legii române. Astfel, cei care organizeazã Programul nu iși asumă răspunderea, ȋn următorele situaţii:

9.1. Formularele de comandă primite după data de finalizare a programului;

9.2. Pierderile sau ȋntârzierile ȋnscrierilor pe site (de exemplu, dar fără a se limita la) defecţiuni tehnice independente de voinţa Organizatorului;

9.3 În ciuda utilizării celor mai recente tehnologii, este posibil ca transmiterea online a datelor să nu poată fi realizată cu acurateţe şi/sau de fiecare dată. De aceea, Organizatorul nu îşi asumă responsabilitatea în ceea ce priveşte accesul permanent şi neîntrerupt la pagina de Internet https://employee.hpbonusclub.ro/, erorile tehnice şi electronice care nu au fost influenţate de Organizator sau de reprezentanţii acestuia. De asemenea, Organizatorul nu răspunde pentru prelucrarea sau acceptarea întârziată a ofertelor/actiunilor, situaţii cauzate de problemele apărute la transmiterea datelor;

9.4. Situaţiile ȋn care participanţii ȋnscriu pe pagina web date incorecte, ȋn acest caz participanţii răspunzând pentru corectitudinea și conformitatea datelor comunicate;

9.5. Pierderile, ȋntârzierile sau orice alte probleme la ȋnscrierea ȋn program, cauzate de providerul de Internet sau conexiunea la Internet a persoanei care dorește să se ȋnscrie ȋn program;

9.6. Ȋntreruperile/disfunctionalităţile neanunţate ale providerului de internet sau blocarea accesului intern din cauza aglomerării reţelelor pe perioadele de trafic intens;

9.7. Răspunderea de a remedia viciile, de orice natură, pe care le-ar putea avea Produsele. Produsele vor fi insoțite de certificate de garanție și orice cerere de remediere va fi adresată de către participant direct furnizorului respectivului Produs conform termenilor si condiţilor din certificatul de garantie emis de respectivul furnizor.

9.8. Situaţiile ȋn care Produsul ales de un Participant nu se mai află pe stocul furnizorului la momentul comenzii.

Participanţii nu vor putea opta pentru primirea contravalorii discountului în bani sau în alte obiecte şi nici nu vor putea solicita modificarea caracteristicilor tehnice ale Produselor.

 

10. Modificarea Condiţiilor de Participare şi de Plasare a Comenzilor

Organizatorul îşi rezervă dreptul, respectând un termen de 7 (șapte) zile lucrătoare sau, în cazul prezentării unui motiv întemeiat, de a modifica esenţial sistemul, dar numai după ce este asigurată respectarea intereselor Participanţilor, prin act adițional modificator al prezentului Regulament și se va anunţa prin intermediul site-ului programului.

Organizatorul îşi rezervă dreptul să modifice şi/sau să completeze prezentul Regulament prin act adiţional. Modificările şi/sau completările vor fi aduse la cunoştinţa Participanţilor prin intermediul site-ului programului, respectând un termen de 7 (șapte) zile lucrătoare.

 

11. Informatii cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal

    1. Date privind operatorul de date cu caracter personal si imputernicitul

In vederea desfasurarii Campaniei, datele cu caracter personal ale participantilor vor fi prelucrate de catre:

HP Inc Romania SRL cu sediul in Bucuresti, Str. Fabrica de Glucoză 5, Novo Park Building, etaj 5, Sector 2, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/2755/2000, avand Codul Unic de inregistrare RO12809065 (denumita in continuare "Operatorul"),

 

prin intermediul Lion Communication Services S.A., persoană juridică română, cu sediul social ȋn Str. Nicolae Iorga nr. 13, Corp A, Sector 1, București, ȋnregistrată la Registrul Comerţului sub nr. J40/8531/2009, CUI: RO 25848554, având contul IBAN: RO83BRDE426SV39632454260 deschis la BRD MOSILOR, Tel: 021.407.56.00, Fax: 021.407.56.00, in calitate de imputernicit al Operatorului (denumita in cele ce urmeaza “Imputernicit”).

 

Datele de contact ale Operatorului pentru nelamuriri sau exercitarea drepturilor de catre persoanele vizate cu privire la datele cu caracter personal sunt urmatoarele:

HP Inc Romania SRL, persoana de contact: Zoe McMahon (zoe.mcmahon@hp.com) Global DPO; Jacobo Esquenazi (jacobo.esquenazi@hp.com) reprezentant DPO EMEA, adresa: Str. Fabrica de Glucoză 5, Novo Park Building, etaj 5, Sector 2, email: contact@hpbonusclub.ro;

 

    1. Categorii de date cu caracter personal procesate in cadrul Campaniei

In cadrul Campaniei, Operatorul va colecta de la participanti urmatoarele categorii de date cu caracter personal:

  1. Date de contact: nume, prenume, telefon mobil, adresa de email, adresa de livrare

 

    1. Scopul procesarii

Datele cu caracter personal ale participantilor la Campanie vor fi prelucrate de catre Operator prin intermediul Imputernicitului in vederea:

  1. organizarii si desfasurarii Programului;
  2. livrarii produselor si indeplinirii obligatiilor fiscale si financiar contabile ale Operatorului.

 

    1. Temeiul juridic al prelucrarii

 

Datele vor fi prelucrate in temeiul interesului legitim si al consimtamantului, prin acceptarea de catre persoana vizata a Regulamentului si a anexelor la acesta.

 

    1. Destinatarii datelor cu caracter personal

 

Datele cu caracter personal colectate in cadrul Campaniei de catre Operator vor fi dezvaluite Imputernicitilor Operatorului: Lion Communication Services S.A, Create Direct SRL., precum si autoritatilor, in cazurile in care Operatorul trebuie sa respecte obligatiile impuse de legislatia in vigoare.

 

    1. Perioada de stocare a datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal ale Participantilor vor fi stocate pe toata durata de desfasurate a campaniei si pe o perioada de 3 ani de la incheierea campaniei.

Datele cu caracter personal ale participantilor, vor fi stocate de catre Operator conform prevederilor legale aplicabile in materie financiar-contabila, respectiv 10 (zece) ani de la data incheierii exercitiului financiar in care a avut loc plata impozitului.

La expirarea perioadei de stocare a datelor cu caracter personal, Operatorul va sterge/distruge aceste date de pe mijloacele de prelucrare si stocare, impunand Imputernicitului obligatii similare.

Datele cu caracter personal ale participantilor vor fi distruse de catre Imputernicit in termen de 3 ani de la incheierea Campaniei, ele fiind utilizate conform consimtamantului agreat de fiecare utilizator, pana la momentul distrugerii acestora.

 

    1. Drepturile persoanelor vizate

 

In vederea asigurarii unei prelucrari echitabile si transparente, Operatorul asigura participantilor, pe durata Campaniei, urmatoarele drepturi:

 

  1. dreptul de retragere a consimtamantului cu privire la prelucrare, in orice moment, fara ca aceasta sa afecteze legalitatea prelucrarii efectuate pe baza consimtamantului inainte de retragerea acestuia;
  2. dreptul de a solicita accesul la datele cu caracter personal;
  3. dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal;
  4. dreptul de a solicita stergerea datelor cu caracter personal
  5. dreptul la restrictionarea prelucrarii;
  6. dreptul de a se opune prelucrarii, exceptand cazul in care dispozitii legale prevad contrariul;
  7. dreptul la portabilitate a datelor;
  8. dreptul de a depune o plangere in fata Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.

 

    1. Securitatea datelor cu caracter personal

Operatorul se obliga sa implementeze masuri tehnice si organizatorice adecvate in vederea asigurarii unui nivel de securitate corespunzator datelor cu caracter personal apartinand participantilor la Campanie. Operatorul se obliga sa impuna Imputernicitului obligatii similare. La evaluarea nivelului adecvat de securitate se va tine seama in special de riscurile prezentate de prelucrarea datelor cu caracter personal, generate in special, in mod accidental sau ilegal, de distrugerea, pierderea, modificarea, divulgarea neautorizata sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate.

Prin participarea la Campanie, participantii isi exprima acordul cu privire la furnizarea datelor cu caracter personal catre Operator si/ sau societatile comerciale implicate in organizarea prezentei Campanii, in scopul includerii acestor date cu caracter personal in baza de date a Operatorului operata de catre Imputernicit, in scopul participarii la Campanie.

 

Modificarea politicii de prelucrare a datelor cu caracter personale

Operatorul are dreptul de a modifica prezentul articol la Regulament oricand pe durata desfasurarii Campaniei, numai in cazul in care se descopera masuri mai eficiente pentru protejarea si securizarea datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate si fara a afecta drepturile si libertatile acestora. Orice astfel de modificare va fi publicata pe site-ul Operatorului si/ sau al Campaniei, respectiv va fi adusa la cunostinata Participantilor prin aceleasi mijloace prin care au fost incunostintate cu privire la Regulament. 

               11.11 Declaratia de confidentialitate a Operatorului

Pentru a afla mai multe detalii despre practicile de confidentialitate HP puteti consulta ‘’Declaratia de confidentialitate a companiei HP’’ accesand urmatorul link:

 

http://www8.hp.com/ro/ro/privacy/privacy.html.

11.12 Alte prevederi

Datele personale ale participantilor la Campanie vor fi procesate in conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 679/2016 si legile locale aplicabile din Romaniaprivind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date.

 

12. Dispoziţii Finale

Toate relaţiile juridice între Organizator şi Participant sunt reglementate de legislaţia în vigoare din România. Orice neînțelegere decurgând din prezentul program va fi soluționată de instanța competentă conform dreptului comun.

În cazul în care dispoziţiile individuale ale prezentului Regulament sunt inaplicabile sau contravin reglementărilor legale, restul dispoziţiilor nu vor fi afectate. Dispoziţia inaplicabilă va fi înlocuită cu o alta care să se apropie cât de mult de scopul economic al dispoziţiei inaplicabile. Prezenta prevedere este valabilă şi în cazul unor lacune de reglementare.

Toate plângerile referitoare la program trebuie transmise în scris la adresa: contact@hpbonusclub.ro. Răspunsul la plângerile formulate vor fi comunicate în termen de 14 (paisprezece) zile lucratoare de la data primii acestora.

În cazul în care există neclarităţi sau în cazul încălcării oricăror drepturi sau neîndeplinirii oricăror obligaţii de către participanţi, Produsele nu vor fi acordate sau livrate către Participanţi.

Ȋn eventualitatea unor litigii apărute ȋntre Organizator si Participanţi aceștia vor ȋncerca să le soluţioneze ȋn primul rând pe cale amiabilă. Organizatorul este ȋndreptăţit să ia toate măsurile necesare ȋn caz de tentativă de fraudă a sistemului, abuz sau orice alte tentative care ar putea afecta imaginea sau costurile acestui program de fidelizare, urmând a sesiza aceste fapte organelor competente.

Ȋn cazul ȋn care sunt identificate persoane care au influenţat sau care au facilitat obținerea de Produse ȋn mod fraudulos, Organizatorul va sesiza organele competente. Enumerarea de mai sus nu este limitativă fiind utilizată numai ȋn scop exemplificativ.